Logiciel de gestion des stocks et de la facturation : la checklist indispensable pour votre atelier de thermolaquage

Chez COOCKPIT Thermolaquage, nous le constatons tous les jours : beaucoup d’entreprises de traitement de surface fonctionnent encore « à l’ancienne », c’est-à-dire avec un suivi de la comptabilité sur Excel, une gestion des stocks et de la facturation sur papier et la gestion des échanges clients et fournisseurs par e-mails. Or, ce mode de fonctionnement n’est plus adapté aux réalités actuelles : délais plus courts, clients plus exigeants et volumes plus importants.

Les conséquences sont souvent les mêmes : une énorme perte de temps à chercher les informations éparpillées, des erreurs commises à cause de la difficulté du suivi des commandes, une mauvaise organisation qui fait perdre du temps et de l’argent, etc.

Si le passage au digital est une étape redoutée pour beaucoup d’ateliers de peinture industrielle, c’est aujourd’hui indispensable pour le développement de votre entreprise et pour être conforme aux nouvelles normes, comme celle de la facturation électronique qui entrera bientôt en vigueur.

Alors comment aborder sa transition digitale facilement et sereinement ? Nous vous proposons une checklist pour préparer, simplifier et optimiser cette transition au sein de votre atelier de thermolaquage.

Une solution digitale pour améliorer son organisation interne

Vos commandes, vos factures et la gestion de vos marchandises se font sur papier ou avec Excel ? Vous n’avez pas une vision claire de votre planning de production et des poudres disponibles sans faire un inventaire régulièrement ? 🧮

Si la réponse est « non », c’est le signe que vous avez un besoin réel de restructurer vos flux.

Passer au digital, avec un logiciel adapté à vos besoins a de nombreux avantages. Cela vous permet de centraliser la gestion commerciale et la gestion de production. Grâce à des fonctionnalités pensées pour les thermolaqueurs, vous disposez d’un outil clé en main et simple d’utilisation pour avoir une vision globale sur les achats, les ventes, la production et les stocks de poudre en entrepôt, en temps réel.

En tant que dirigeant, vous pouvez choisir de gérer vous-même l’atelier via le logiciel, ou de déléguer en donnant l’accès à d’autres utilisateurs, comme le responsable de production ou une assistante de direction (avec COOCKPIT Thermolaquage, vous bénéficiez d’un nombre illimité d’utilisateurs, pour le même prix).

Une application pour clarifier le suivi de production

Savez-vous quand sera livrée la commande X de Monsieur Tartempion ? 📅

Dans un atelier de thermolaquage, chaque minute compte. Pouvoir suivre en temps réel l’avancement des commandes est essentiel pour éviter les retards, les malentendus et les imprévus. Sans outil digital, beaucoup d’entreprises s’appuient encore sur des appels téléphoniques, des échanges d’e-mails internes ou des tableaux affichés dans l’atelier pour savoir où en est le traitement d’une pièce — un système lent, source d’erreurs et difficile à fiabiliser.

Un logiciel de gestion adapté permet de visualiser immédiatement l’état de chaque commande : ponçage, poudrage, cuisson… Les utilisateurs n’ont qu’à signaler l’avancement depuis une tablette ou un poste dédié, ce qui alimente automatiquement le planning de production. Résultat : une communication fluide, des délais mieux respectés et une équipe qui gagne en efficacité.

Une optimisation de la facturation et un meilleur contrôle sur les finances

Pouvez-vous retrouver la facture de Monsieur X en 5 secondes chrono ? ⏳

La gestion administrative est souvent l’un des points les plus chronophages pour un atelier de thermolaquage. Entre les devis, les bons de livraison et les factures à émettre ou à retrouver, il est facile de perdre du temps… et de faire des erreurs. Un système manuel ou semi-manuel multiplie les risques de doublons, d’oublis et de retards de paiement.

Avec un logiciel de gestion adapté, ces tâches sont automatisées : les documents sont générés en quelques clics à partir des informations de production et tout est centralisé au même endroit. En plus du gain de temps, cette automatisation garantit une facturation conforme aux nouvelles obligations légales, notamment l’e-invoicing et le format Factur-X qui seront progressivement obligatoires dès 2026.

Résultat : moins de paperasse, des flux financiers sécurisés et une visibilité en temps réel sur la santé économique de votre entreprise.

Éviter les ruptures de stocks et les erreurs d’approvisionnements

Savez-vous si la quantité de poudre en stock sera suffisante pour toutes les commandes de la semaine, sans aller vérifier dans l’entrepôt ? 🫟

La gestion des stocks est un pilier essentiel dans la gestion d’une entreprise de traitement de surface. Une rupture de poudre au mauvais moment peut rapidement désorganiser toute la chaîne de production. Sans visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, les réapprovisionnements se font dans l’urgence, les délais s’allongent et les coûts augmentent. Ce type d’incident, fréquent dans les ateliers de thermolaquage, n’est pas une fatalité : il résulte souvent d’un manque d’outils adaptés pour suivre les stocks efficacement.

Avec un logiciel de gestion des stocks, vous savez précisément quelles références sont disponibles, quelles quantités ont été consommées et quand il faut recommander. Toutes les données liées au stockage sont centralisées. Les prix de revient sont mis à jour automatiquement (CMP, écarts factures/commandes), ce qui vous permet de mieux maîtriser vos marges et d’anticiper vos besoins au lieu de les subir.

Résultat : moins de stress, moins de surcoûts et une production plus fluide — même en période de forte activité.

Une communication plus efficace avec les clients

Pouvez-vous donner une date de livraison précise à votre nouveau client ? 🚚

Quand les informations circulent mal en interne, cela finit toujours par se ressentir à l’extérieur. Si vos clients doivent systématiquement appeler pour savoir où en est leur commande, c’est que votre processus de communication manque de clarté. Conséquences : vous perdez du temps à répondre aux mêmes questions et votre image de fiabilité peut en pâtir.

Avec un outil de gestion, vous êtes plus précis. Vous avez une meilleure visibilité sur les entrées de commandes, la réception des pièces, les stocks… Vous pouvez alors optimiser les délais de production et de livraison, informer vos clients avec clarté et réagir avec efficacité en cas d’urgence.

Le plus ? Un outil accessible en ligne, depuis n’importe quel terminal connecté à internet pour pouvoir répondre aux questions de vos clients en toutes circonstances !

Un support pour stimuler l’équipe et valoriser la culture d’entreprise

Votre équipe est-elle formée aux nouvelles technologies ? 🚀

La réussite d’une transition digitale ne repose pas uniquement sur les outils : elle dépend avant tout des équipes. Un logiciel, aussi performant soit-il, n’apportera de valeur que s’il est adopté et utilisé par ceux qui font tourner l’atelier au quotidien. C’est pourquoi impliquer vos collaborateurs et vos responsables dès le départ est une étape clé.

Former les équipes à utiliser une tablette ou un poste connecté, simplifier les interfaces et montrer les bénéfices concrets au quotidien — moins de paperasse, une meilleure visibilité sur le planning, moins de stress — facilite grandement l’adhésion. De leur côté, les responsables de production peuvent se concentrer sur le pilotage de la production plutôt que sur des tâches administratives chronophages.

En cultivant une culture d’entreprise ouverte au changement, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre digitalisation.

À votre tour de passer à l’action !

Si vous avez répondu “non” à plusieurs points de cette check-list, c’est le signe que votre atelier a tout à gagner en passant au digital. Manque de visibilité sur les commandes, pertes de temps administratives, ruptures de stock, communication client compliquée… Ces freins ne sont pas une fatalité.

Un logiciel de gestion des stocks et de production pensé pour votre métier peut transformer votre quotidien : plus de clarté, plus de fluidité, plus de sérénité. La transition digitale n’est pas une contrainte, c’est une opportunité de faire grandir votre entreprise et de rester compétitif face à un marché qui évolue vite.

👉 Chez COOCKPIT Thermolaquage, nous avons conçu une solution spécifiquement adaptée aux ateliers de traitement de surface. Simple, intuitive et complète, elle centralise toute votre activité — de la production à la facturation, en passant par la planification et la communication client.

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